زمان خود را با ابزارهای نوین مدیریت کنید

بسپار/ ایران پلیمر در شماره ­ی قبل، اهمیت مدیریت زمان و دلایلی که باید زمانی را که در اختیار داریم مرور کردیم. در این شماره قصد داریم با ارایه میانبرها و راهکار­های ساده، هرچه بیشتر زمانی را که مانند برق می­گذرد به دام اندازیم و از آن بهینه تر استفاده کنیم.

 

چگونه کار های بیشتری را در زمان کمتر انجام دهیم

مردم معمولا روی کارهایی وقت می­‌گذارند که زمان کم­تری می­‌برد. کارهای آسانتر و کم دردسر تر که احتمالا اهمیت چندانی خم ندارد.

یک لیست اولویت سه دسته‌ای درست کنید؛ کار، روابط و مسایل شخصی و دو تا سه گزینه به هر دسته اضافه کنید.در ادامه آن‌ها را به تقویمتان اضافه کنید و به آن پایبند باشید. این ترفند باید در بعدازظهر آخر هفته، برای هفته‌ی پیش رو، انجام شود. بعدازظهر آخر هفته یک فرصت کم‌هزینه از نظر زمانی، برای فکر کردن و انعکاس عملی تفکرات است.

همچنین به مرور می­توان ذهن را عادت داد تا بیشترین کار را در کمترین زمان و بالاترین بهره وری انجام دهد. در شماره­ی بعد به این مبحث یعنی مدیریت ذهن خواهیم پرداخت.

 

موانع فقط در ذهن ما وجود دارند

برداشتن موانع ذهنی، یکی دیگر از عادت هاییست که به افزایش بهره وری ما در زمان کمک می­کند. یکی از این موانع ذهنی می­تواند باور به خستگی باشد. همه­ی ما در زندگی خسته می­شویم اما با کمی استراحت و ریلکس شدن می­توانیم به رینگ کارآمدی برگریم. در واقع  خستگی مفرط  و دلزدگی از کار و در نتیجه کاهش بهره وری می­تواند ناشی از همین موانع ذهنی باشند که “من نمی­توانم” یا به قول ما ایرانی ها “بریده­ام”.

If you really  want it ,you’ll find a way. If you don’t, you’ll find an excuse.

اگر واقعا چیزی را بخواهی، راهی برایش پیدا میکنی. اگر نه، بهانه­ای خواهی یافت.

 

کلمه­ی جادویی “نه”

منظور از نه گفتن، بهانه آوردن برای فرار از موقعیت ناخوشایند نیست. بهترین نوع نه گفتن به موضوعی که هیچ جذابیتی برای ما ندارد و فقط باعث اتلاف وقتمان خواهد شد، این است که قاطعانه بگوییم “متاسفانه نمی­توانم در  حال حاضر فلان کار را انجام دهم. شاید در موقعیتی دیگر بتوانیم با هم گپ و گفتی داشته باشیم”. اینگونه هر رابطه­ی احتمالی خود را در آینده با شخص حفظ می­کنید و هم مکالمه­ی شما به یک سلسه بهانه آوردن­های مختلف و رد شدن آن توسط طرف مقابل ختم نمی­شود. تا جایی که در نهایت مجبور به کنار آمدن شوید و زمان با ارزشتان را هدر دهید.

 

کارها را به تعویق نیندازیم

من در زندگی شخصی فردی فعال هستم. این را به نسبت اطرافیانم می گویم (در مقایسه با ژاپنی­ها بدون شک یک تنبل بی خاصیت هستم) اما همیشه در برنامه­ام کار هایی وجود دارد که با وجود پر اهمیت بودن، هیچگاه به سراغ انجام دادنش نرفته­ام. شاید چکیده­ی تمامی مباحث مدیرت زمان هم همین باشد.

بدان چه می­خواهی. سراغش برو. انجامش بده. همین حالا!

به نظرم عادت به تعویق انداختن کارها از آن جایی می­آید که از ابتدا برای انجام کارهای مهم زور بالای سرمان بوده. فقط شب امتحان و برای امتحان درس خوانده­ایم نه برای یادگیری. به زور تنبیه به کلاس زبان و کامپیوتر و غیره  رفتیم و شاید یاد گرفتیم که خودمان خود را مجبور به انجام دادن کاری کنیم که مهم اما ملال آور است.

یکی از راهکارهایی که افراد موفق برای به تعویت نینداختن کارها در پیش می­گیرند، هیجان انگیز کردن فعالیت­های ملال آور و ایجاد انگیزه در خود است. برای مثال، نترسیدن از آینده و قدرت ریسک بالا می­تواند به جای استرس، برایمان هیجان به ارمغان آورد و باعث شود فعالیت­های روزمره را با توانایی بیشتری به  انجام برسانیم.

 

مدیریت بزرگترین سرمایه­تان فقط از طریق گجت هوشمند

تمامی این ابزارها رایگان بوده و برای اندروید و ios در دسترس هستند.

 

TimeTune Schedule Planner 

اپلیکیشن TimeTune Schedule Planner فراتر از برنامه‌ریز عادی است. درواقع با استفاده از این برنامه و امکاناتی که در اختیارتان قرار می‌دهد همیشه یک پله جلو‌تر از برنامه‌ریزی‌های روزانه خود خواهید بود.

علاوه بر امکانات مرسومی که این اپلیکیشن برای مدیریت کارها در اختیارتان می‌گذارد، به شما امکان برنامه‌ریزی و ارسال آن را به دیگران هم می‌دهد. نوتیفیکیشن‌های سفارشی نیز در این اپلیکیشن قرار داده شده تا به‌هیچ‌عنوان کاری را فراموش نکنید.

به‌طور کلی اپلیکیشن TimeTune Schedule Planner برای کارهایی همچون برنامه‌ریزی کلی و مدیریت فعالیت‌های روزانه طراحی و ساخته شده است. همچنین می‌توانید نمودار فعالیت‌های روزانه‌تان را برای بهبود عملکردتان مشاهده کنید.

 

Google Keep

زمانی که به یادداشت‌برداری سریع در مواقع ضروری نیاز دارید، اپلیکیشن Google Keep بهترین گزینه است. با این اپلیکیشن می‌توانید صدای خودتان را ضبط کنید و رونویسی از آن را به اپلیکیشن بسپارید. همچنین امکان ساخت لیست، یادداشت‌برداری و حتی افزودن عکس به یادداشت‌های خود را در این اپلیکیشن دارید.

با ظاهر رنگارنگ و امکان تغییر اسم و رنگ هر یادداشت به‌خوبی می‌توانید کارهایتان را از یکدیگر تفکیک کنید و همچنین، به‌لطف امکاناتی که گوگل در اختیارتان گذاشته، قادرید پس از اشتراک‌گذاری موارد یادداشت‌شده پیشین در اپلیکیشن، تغییرات آن یادداشت را در لحظه مشاهده کنید. احتمالا لازم نیست ذکر کنیم که Google Keep با سرورهای گوگل سینک می‌شود و اطلاعات خود را در هر دیوایسی می‌توانید ببینید.

امکان ایجاد یادآور و الصاق مکان جغرافیایی از دیگر امکاناتی است که این اپلیکیشن در اختیار شما قرار می‌دهد و شما حتی با رایانه شخصی خود نیز به تمام موارد موجود در اپلیکیشن دسترسی دارید.

 

Sunrise؛ بهترین راه برای تجمیع تمام سرویس‌های تقویمی شما است

سلاح مخفی Sunrise رابط کاربری ساده و زیبا، و همچنین امکان ادغام آن با تمام دیگر سرویس‌های تقویمی است. این اپ همچنین به اپ‌های دیگر مثل نقشه گوگل و Evernote متصل می‌شود و تقویمی را بوجود می‌آورد که برنامه‌ریزی را بسیار ساده می‌کند.

 

break free از زندان گوشی هوشمند خود رها شو

قابلیت‌های این اپ مشابه خیلی از اپ‌های دیگر است با این تفاوت که اطلاعات را تا جایی‌که برای فهم کاربر ساده و آسان باشد ریز می‌کند. هم‌چین به کاربر نشان می‌دهد که چندین بارقفل صفحه‌ گوشی را باز کرده و به‌طور کاملا دقیق لاگ‌های استفاده وی در طول روز را ثبت می‌کند. این سیستم بهترین گزینه برای کسانی است که علاقه دارند برای خود هدف‌گذاری کنند و خودشان را به چالش بکشند. از طرفی نیز می‌تواند در پایین آوردن میزان اعتیاد به گجت­های هوشمند تاثیرگذار باشد.

 

Pomodoro.cc؛ زندگی‌تان را به بخش‌های قابل مدیریت تقسیم‌بندی می‌کند

“تکنیک pomodoro ” یک ابزار مدیریت زمان محبوب است که کارهای ‌شما را به مقاطع 25 دقیقه‌ای تقسیم می‌کند. Pomodoro.cc از این چهارچوب استفاده کرده و یک رابط کاربری ساده در اختیار شما می‌گذارد تا pomodoro های‌تان را رهگیری کنید و از مدت زمانی که صرف کارها می‌کنید آگاهی بیشتری داشته باشید.

 

RescueTime؛ تصویری از عادات کامپیوتری روزنه‌تان را در اختیار شما می‌گذارد

RescueTime  به شما کمک می‌کند تا میزان صرف زمان بر روی اپلیکیشن‌ها و وب‌سایت‌های مختلف را رهگیری کنید. RescueTime در پس‌زمینه اجرا شده و تصویری از عادات روزنه‌تان را در اختیار شما می‌گذارد و اگر بخواهید آن‌ها را تغییر می‌دهد. این اپ حتی می‌تواند فعالیت‌های‌تان را دسته‌بندی کرده و مشخص کند چقدر زمان صرف چیزهایی مثل تفریح، شبکه‌های اجتماعی و اخبار می‌کنید.

 

(ادامه دارد …)

 

متن کامل این مقاله را در شماره 191ام ماهنامه بسپار که در نیمه مردادماه منتشر شده است بخوانید. 

در صورت تمایل به دریافت نسخه نمونه رایگان و یا دریافت اشتراک با شماره های 02177523553 و 02177533158 داخلی 3 سرکارخانم ارشاد .تماس بگیرید. امکان اشتراک آنلاین بر روی صفحه اصلی همین سایت وجود دارد.